Les bureaux : sont-ils encore des leviers d’attractivité dans le recrutement à l’ère du travail hybride et du flex office ?

Revenons un instant en arrière. La question de la présence physique au bureau ne se posait pas il y a encore quelques années. Elle était rendue nécessaire par les outils bureautiques disponibles, ou plutôt par leur absence dans la sphère personnelle.

Or, aujourd’hui, force est de constater que les particuliers sont de mieux en mieux équipés à la maison, certains même mieux qu’au travail ! En parallèle, les outils professionnels permettent aujourd’hui de travailler d’où l’on veut, grâce à l’accélération du cloud notamment, et les salariés ont acquis de nouvelles compétences leur permettant de télétravailler.
Comment alors rendre le bureau, ce lieu qui ne paraît plus si indispensable à leurs yeux, de nouveau attractif ?

Pour répondre à toutes ces questions, Rafaël notre CEO a pu s’entretenir avec Damien Hié-Colby - Senior Recruter @ Alan et Niels Rolland - CEO @ Paatch lors d’un talk tenu à l’Agora by TOTEM.

Bonne lecture ! 📖

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🎤 Comment avez-vous pu gérer la crise chez Alan : le confinement, l'organisation du travail à distance, puis peut être le retour progressif au bureau ? Quelles ont été vos problématiques ?  Quels outils vous avez instauré et comment. Dans une équipe RH, vous avez su garder le lien avec, avec, avec tous vos employés au quotidien pour s'assurer qu'ils étaient dans les bonnes conditions de travail et satisfaits.

Damien : Initialement nos recrutements étaient focalisés sur Paris. Nous nous sommes ouverts au 100% télétravail pendant la pandémie. De ce fait, nous avons connu une nouvelle croissance des effectifs qui n’étaient pas centrées sur notre bureau parisien. Ces deux dernières années ont entraîné beaucoup de changements dans notre organisation, nos pratiques RH et dans le confort que l'on accorde à nos salariés.

On est passé d’un mode de travail, où l'on était très centré sur nos bureaux avec de très beaux locaux, mais avec tout le monde en télétravail ce n’était plus très pertinent. C’est pour cela que nous avons établi des dispositifs comme fleex : leasing de bureau à la maison. L’objectif est de recréer une expérience, un workplace à la maison qui soit idéal pour que les salariés puissent bien travailler quand ils sont en télétravail.

On sait à quel point c’est important et ça l’a été d’autant plus pendant la pandémie – notamment pour les personnes qui sont dans de petits appartements. Mais, ça reste tout aussi important pour les personnes qui vivent à bordeaux, par exemple, et qui n’ont pas la possibilité de venir dans nos locaux.

Mais, il n’y a pas que le plan matériel quand on est dans cette configuration-là. Il y a aussi le plan relationnel mais on va y venir plus tard. Pour ça on a dû faire beaucoup de “pulse”, c’est-à-dire prendre le pouls des équipes pour voir comment elles se sentent et pour essayer d’adapter la manière de gérer les équipes et les ressources humaines. Et donc il n’y a pas forcément de recette miracle, ce qui est important, c’est de savoir écouter et en fonction du retour qu’on a des salariés d'organiser des interactions virtuels ou pas.

🎤 Grâce à ces pulses est-ce que vous avez vu une évolution de “c’est super on peut travailler chez soi” à des problématiques qui sont apparues sur le moyen terme et long terme. Comment vous avez essayé d’y répondre ?

Damien : La flexibilité est extrêmement demandée aujourd’hui, c’est pour cela que les entreprises peinent à faire revenir les salariés au sein des bureaux et le fait de pouvoir télé-travailler en fait partie. C’est quelque qui perdure même si l'on s'aperçoit qu’au fil du temps il y a le revers du télétravail. Il y a forcément énormément de côtés positifs, et par ailleurs beaucoup de désenchantement par rapport au travail à distance. Et c’est aux entreprises de s’adapter pour faire en sorte que cette démarche ne soit pas subis.

De plus, nous avons constaté que les salariés “onboarder” à distance ont eu beaucoup de difficultés à le faire. L’onboarding est quand même une période assez spécifique dans le cycle de vie d’un salarié et le fait de pouvoir, le réaliser avec ses collègues, accélère la capacité à être opérationnel. C’est donc quelque chose qui a fait énormément défaut dans le temps, la rétention et le sentiment d’appartenance. Le fait d’être isolé, c’est quelque chose qui nous a pas mal affecté et qui a un impact encore aujourd’hui. C’est un sujet pour lequel on doit déployer des mécanismes, des évènements et des dispositifs pour faire en sorte d’y palier.

🎤 Comment vous avez essayé de garantir une équité de salaire entre ceux qui sont en full remote et ceux qui font le déplacement ? Est-ce que vous avez donné des budgets semblables à tous et chacun s’organise ? Comment considérer l’individualité tout en garantissant un socle commun à l’ensemble des employés ?

Damien : On peut le prendre sur plusieurs aspects. Le premier, c'est le salaire, la question qui se pose quand les entreprises commencent à embaucher dans les différentes localités : est-ce que je paye un salaire parisien ou un salaire local ?

Chez Alan nous avons décidé d’appliquer une grille transparente et applicable à tous. En revanche, sur le plan de l’expérience en tant qu’employé, on veut laisser le choix à chacun de s’organiser comme il le souhaite. Je pense qu’il y a une recherche justement de personnalisation de l’expérience employée à laquelle on a voulu répondre.

Ainsi, pour cela, que nos bureaux sont en accès libre pour qui souhaite les rejoindre. On a également doté les salariés en télétravail d’équipements qui leur permettent de travailler dans les meilleures conditions possibles – notamment avec le partenaire Fleex.

Par ailleurs on commence à créer des hubs pour les salariés qui ne résident pas dans la région parisienne afin qu’ils puissent se retrouver.

Rolland : Paatch est autant sur le créneau de proposer des solutions à ceux qui télé travaillent et qui sont isolés, que la partie personnalisation.

Nous avons pris le parti prie de la décentralisation. Demain, il y aura plusieurs lieux pour travailler, mais pas seulement. Les deux grands sujets sont la sociabilisation et de recréer du lien social qui est le grand mal du télétravail à domicile. On se rend bien compte que le télétravail est pratique le lundi et le vendredi pour la vie de famille, mais le reste du temps, c'est contre-productif.

Depuis le jour zéro de Paatch on a rassemblé des personnes dans des lieux cool pour travailler et vivre (cuisiner ensemble, prendre le café) ce sont des choses informelles qui représentent la vie humaine, donc la vie de l’entreprise.

🎤 Quel type d’entreprise, tu accompagnes ?

Rolland : On est une startup assez early aujourd’hui, mais on retrouve deux grands schémas :

• Scale-up en croissance : qui va rechercher plus de facilité à la décentralisation, faciliter l’expérience collaborateurs fondés sur ces attentes et pas celle de l’entreprise et répondre aux besoins des salariés.
• Grand groupe : post-covid le DRH est souvent perdu. L’enjeu, c'est de trouver une stratégie pour faire revenir les salariés au bureau. Ce qui apporte certaines questions comme :  pourquoi je vais au bureau ? Qu’est-ce que je fais en dehors, du travail au bureau, etc

🎤 Concernant la partie recrutement, il y avait cette habitude de fiche de poste avec les avantages et le bureau au centre de Paris. Comment vous avez fait évoluer ce “paragraphe” chez Alan, quelle est la proposition de valeurs aujourd’hui qui permet cette flexibilité et d’attirer tous types de talents ?

Damien : Malgré nos bureaux plutôt pas mal, nous ne les avons jamais mis en avant. Peut-être à tort ! Mais, aujourd'hui, le télétravail, c'est totalement normalisé, il y a beaucoup de candidats qui sélectionne les entreprises uniquement par rapport à ce critère.

Aujourd’hui, on a fait un peu de communication sur la manière dont on aborde les choses. Il n’y a pas que la fiche de poste qui est importante. En réalité, il y a beaucoup de déconvenue en matière d’expérience de télétravail. Toutes les entreprises ne le gèrent pas bien.

Il y a un changement profond à faire sur la culture d’entreprise et les façons de travailler. C’est surtout sur cela que nous communiquons. Car, si c’est pour passer 20 h en Zoom, cela ne sert à rien de faire du télétravail. Nous basons nos communications sur comment est-ce que notre manière de travailler et notre culture d’entreprise s’adapte à cette méthodologie et comment un salarié en télétravail peut le faire de manière saine.

🎤 Chez Paatch quand, vous proposez des journées de télétravail pour qu’ils aillent dans un endroit avec leurs communautés. Quelles sont les activités qui reste au bureau ? De quoi va être composé la journée au bureau et par opposition la journée chez soi ?

Rolland : Chez soi on essaye de ne pas trop s’en occuper. En revanche, ce qui intéresse, c'est le moment où il y a le groupe. On a la conviction que le petit groupe va recréer la cohésion et les activités peuvent être de toutes sortes en fonction des équipements qu’il y a sur place (sport, cuisine, yoga, etc.). Chez Paatch, nous pensons que le rituel petit groupe va recréer le sentiment d’appartenance à la grande communauté de l’entreprise.

🎤 Comment tu choisis les groupes quand tu accompagnes tes clients chez Paatch ? Est-ce que c’est aléatoire ou les personnes se retrouvent par centre d’intérêts ? Comment vous organisez cette partie ?

Rolland : De manière concrète dans la plateforme, les centres d’intérêts sont indiqués dans chaque profil. C’est une manière pour nous de pouvoir faire cela matcher et de pousser une idée ou une activité. Et de la même manière sur la plateforme, tu vas avoir un feed qui permet de voir si l’évènement est plutôt axé food, sport ou autre. Les personnes sont libres de participer ou non aux différentes activités. Il n’y pas que des passions comme critères, mais également la typologie d’expérience que tu as envie de vivre.

🎤 Chez Alan vous passez progressivement de 2 étages à 5 étages de bureau et de la constitution d’une équipe workplace... Quel constat vous avez du bureau d’avant, qu’est-ce que vous essayez de changer / casser ? Quelles sont les fonctions que vous voulez mettre dans ce nouveau bureau pour qu’il soit vraiment utile et agréable pour les collaborateurs ?

Damien : La fin de ta question est l’élément déterminant. L’idée, c'était que les bureaux tels qu’ils étaient auparavant ne répondent plus aux aspirations des salariés. On ne va plus au bureau uniquement pour travailler derrière son ordinateur. On y va pour rencontrer des personnes et socialiser. Chez Alan on est passé de 150 à 300 personnes en 1 an et demi. De ce fait, on a été obligé de repenser les espaces.

Là où l'on avait des espaces assez uniformes : traditionnelles cuisines, open-space à perte de vue et salle de réunion. L’idée derrière, c'est d’avoir des espaces qui permettent de favoriser le lien social.

Dans les bureaux de demain chez Alan on aura des espaces qui seront propices à du brainstorming, “chiller” et connecter avec ses camarades et des espaces dédiés au sport. Plutôt recréer des endroits où les salariés se sentent à l’aise et se sentent en mesure de pouvoir connecter les uns avec les autres.

Pour répondre à la partie workplace, il y a forcément la gestion de l’immobilier qui devient importante, mais aussi prendre en considération les besoins qui ne sont pas relatifs au bureau. Une des thématiques de l’équipe workplace c’est de gérer les coworking satellites que l'on va utiliser pour essayer de faciliter une expérience pour les personnes qui ne peuvent pas venir au bureau.

🎤 Comment apporter cette flexibilité tout en limitant les coûts ? Comment trouver un équilibre ? Est-ce que c'est aux entreprises d’avoir une stratégie en ce disant qu’il va falloir allouer un certain budget pour attirer et garder les talents ? Avez-vous décider d’investir plus en tant que marque RH et marque employeur ? Ou est-ce que vous vous êtes dit que c’est une opportunité de baisser les coûts ou pas de réflexion ?

Nous avons réfléchi à tous les scénarios possibles et l’option pas de bureau, c’était impossible d’y penser.

De même, réduire la valeur au niveau du bureau, ce n'était également pas envisageable de par la croissance en termes de nombre d’employés. L’objectif était plutôt de se dire quel projet on veut designer en termes de workplace pour les salariés. Et, c'est par rapport à ce projet que nous amener à investir d’autres étages et créer une ambiance de travail différente afin de justement répondre mieux aux besoins des salariés.

Tout cela sans pour autant “sizer” les bureaux pour 100% des personnes parce que l'on sait qu’il y a des personnes qui ne vivent pas en permanence à Paris. C’est quelque chose que l'on essaie de mesurer, on tente de connaitre la proportion de bureau fixe dont a besoin et ceux que l'on va pouvoir laisser vacant pour que les personnes puissent venir. Pour mieux harmoniser la manière dont on agence les bureaux.

Pour les espaces de co-working, on a décidé de les financer en région et c’est moins cher que des bureaux parisiens. Forcément, ça coûte plus cher que si l'on avait décidé de ne rien faire. Mais, dans ce cas, on aurait eu des pics de personnes qui partent parce que l'on ne fournirait pas l’expérience qui se doive d’avoir.

🎤 Comment tu choisis les lieux pour Paatch ? Est-ce que c’est de l’accompagnement avec des acteurs de l’immobilier ? Comment trouver ces lieux qui permettent justement cette flexibilité ?

Rolland : L'une des grandes exigences que l'on a, c'est d’avoir des espaces full accessible en API. Parce que dans la culture de Paatch on part de l’utilisateur final pour se dire que n’importe quel bureau est mon bureau – ma stabilité est Paatch. Partant de ce principe, il faut que tout soit hyper fluide après bien sûr l’installation parfaite, la principale exigence, c'est d’avoir une connectivité avec l’application qui, soit optimale.

🎤Quelles sont les deux grosses problématiques du moment sur ces sujets que vous essayer d’éradiquer ?

Damien : Engagement et rétention, c’est ce qui me vient très spontanément à l’esprit ! De manière hebdomadaire, on a un sondage qui permet d’avoir l’avis des personnes pour savoir comment ils se sentent au travail sur différent aspect et la partie workplace en fait partie. Ces différents outils nous permettent d’avoir de la granularité dans l’analyse et derrière, on peut savoir en fonction des équipes et de l’ancienneté où sont basés les personnes et de pouvoir dessiner des tendances.

🎤 Est-ce que tu vois des problématiques plus fortes sur les nouveaux que les anciens ?

C’est tout à fait le cas. Il faut aussi considérer l’effet pandémie, mais on s’est rendu compte que beaucoup de personnes onboarder à distance ont eu plus de difficultés à s'intégrer cela à même conduit des personnes qui a démissionné. L’aspect rétention reste un aspect extrêmement fort aujourd’hui.

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