Open space : je t’aime, moi non plus…

L’open space a le vent en poupe. Il est devenu en quelques années l’environnement de travail préféré des employeurs. Entre les théories du complot qui expliquent que les grands méchants employeurs voulaient réduire leurs charges et espionner leurs esclaves de travailleurs, ou la team bisounours qui nous dit que l’open space est la clef de la cohésion d’équipe et de l’épanouissement en entreprise, on ne sait plus très bien qui croire.  Mais dans les faits, qu’est-ce qui a réellement poussé les entreprises à organiser leurs bureaux en « open space » ? Toujours friand de bonnes idées pour améliorer la cohésion d’équipe, TOTEM mène l’enquête… 🔎

***

L’open space a le vent en poupe et représentait déjà 34% des espaces de travail en France en 2019 selon le baromètre Actineo. Les avantages seraient nombreux.
Ah oui ? 🧐 Vraiment ?

L’open space, cet ex-El Dorado des employeurs

Aménager un open space offre de nombreux avantages :

• un gain d’espace
• une économie de budget pour l’employeur
• une flexibilité de l’espace-travail permettant de s’adapter à la croissance/décroissance - des équipes
• une amélioration des relations humaines entre collaborateurs
• des liens hiérarchiques visiblement estompés…

Toutes ces idéaux permettraient un meilleur engagement des collaborateurs sur leur lieu de travail et donc une meilleure productivité.

Cette idée a largement été diffusée par de très sérieux groupes de sociologues américains. Les chercheurs Stephen Turban et Ethan Bernstein de la Harvard Business School l’évoquent dans une récente étude sur l’impact des open spaces sur les interactions au travail.

En théorie, la proximité physique entre individus encourage la formation de liens sociaux plus forts et ainsi l’échange d’informations. In fine, la stimulation d’une « intelligence collective » engendre la performance.

Ce phénomène a réellement été observé dès le XIXème siècle au sein de groupes de travail très divers, tels que le Congrès américain, des pensions scolaires, des dortoirs universitaires, des laboratoires, des espaces de co-working et des locaux d’entreprises.

Avouons que l’idée était intéressante, mais… le fait de n’avoir que 50 millimètres d’espace vital entre votre voisin de métro et vous, vous donne-t-il réellement envie de lui « taper la discute », je vous le demande ?

En open space, sommes-nous vraiment plus ouverts ?

La réponse est sans appel. Dans cette même étude, nos sociologues observent des changements significatifs lors de l’aménagement des bureaux en open space :

• Une réduction de 73% des discussions en face-à-face
• Une augmentation de 67% de la fréquence d’envoi des e-mails
• Une augmentation de 41% de personnes mises en copie des conversations par e-mail...
  

ENCORE ET TOUJOURS PLUS DE MAILS ! Une nouvelle source non négligeable de stress au travail comme le démontre l’étude publiée en 2016 par le Future Work Center de Londres.

Les interruptions incessantes causées par les bruits alentour et la sensation de surveillance permanente poussent plutôt les employés à se construire des murs artificiels pour épargner leur épanouissement et leur efficacité au travail.

Casque à l’oreille ou regard fixé sur l’écran, tout prétexte est bon pour éviter que le boss ne nous soupçonne de nous amuser sur Fortnite ou que Jean-Mi ne nous fasse profiter de son call client.

Les sociologues évoquent un effet de pression qui pousse à donner constamment l’impression d’être «super busy» (alors qu’en fait vous rêvez juste de piquer un petit roupillon).

Selon la journaliste anglaise Ellie Pilcher du Huffington Post, le temps de travail serait même prolongé à cause des désagréments dus à l’open space. Pour se concentrer et réussir efficacement à travailler en open space pour accomplir les tâches les plus complexes, elle se voit contrainte de travailler en-dehors des heures de présence de ses collègues.

Quant à nous, animaux intelligents que nous sommes, nous aurions besoin de délimitations spatiales pour analyser notre environnement de travail. C’est ce qu’en conclue Elton Mayo dans son étude «The Human Problems of an Industrial Civilization ».

Des bureaux cloisonnés permettraient à chacun de mieux comprendre le rôle, la hiérarchie et l’appartenance de chaque employé dans son environnement et son espace de travail et d’être ainsi plus efficace dans ses interactions.

Cela semble clair. Travailler en open space n’améliore pas la convivialité entre travailleurs. Au contraire, il va même jusqu’à diminuer leur productivité.

Vers un open space idéal…

Rassurez-vous : il existe des solutions pour rendre un open space propice aux échanges !

Si le seul décloisonnement ne permet pas d’encourager les échanges, il est cependant possible de l’organiser de manière à répondre aux besoins de chacun.

L’open space doit alors respecter le calme, la concentration, l’intimité de chacun et intégrer des espaces de pause. Il doit offrir ces « petits plus » cool et sympa pour permettre de travailler efficacement sans se sentir oppressé.

L’open space n’est alors plus synonyme de « flicage », mais de « partage » autour d’un espace de travail convivial, propice à la synergie positive des équipes :

• Les groupes travaillant communément sur un projet urgent pourront facilement donner de la voix dans des salles de réunion fermées.
• Une décoration chaleureuse recréant des espaces privés sera la bienvenue pour apporter confort et détente. Les plantes vertes, c’est beau et en plus c’est écolo ! Pensez-y !
• Des espaces réservés exclusivement aux pauses permettent aux employés de se retrouver dans un lieu vraiment propice à l’échange. Foi de Totem, on échange mieux autour d’une corbeille de fruits bio ou d’une barre chocolatée que lorsqu’on s’acharne sans succès sur son monstrueux tableau croisé dynamique à 200 facteurs…

Conclusion, rien ne sert de fuir, il faut relooker votre open space à temps !